Aviso de prácticas de privacidad

Absolute Total Care es una entidad cubierta, tal como se define y regula en la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros de Salud (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA) de 1996. Absolute Total Care tiene la obligación legal de mantener la privacidad de su información de salud protegida (protected health information, PHI), proporcionarle este aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad relacionadas con su PHI, cumplir con los términos del aviso que está actualmente en vigencia y avisarle en caso de una violación de su PHI no segura.

Este aviso describe cómo podemos usar y divulgar su PHI. También describe sus derechos de acceder, modificar y gestionar su PHI y cómo ejercer esos derechos. Todos los demás usos y divulgaciones de su PHI que no se describen en este aviso se harán solo con su autorización por escrito.

Absolute Total Care se reserva el derecho de cambiar este aviso. Nos reservamos el derecho de hacer entrar en vigor el aviso revisado o modificado para su PHI que ya tenemos y para cualquier PHI que recibamos en el futuro. Absolute Total Care revisará y distribuirá este aviso con prontitud cada vez que se produzca un cambio significativo en lo siguiente:

• Los usos o las divulgaciones
• Sus derechos
• Nuestras obligaciones legales
• Otras prácticas de privacidad estipuladas en el aviso

Pondremos a disposición en nuestra página web cualquier aviso revisado.

La siguiente es una lista de cómo podemos usar o divulgar su PHI sin su permiso o autorización:

• Tratamiento: podemos usar o divulgar su PHI a un médico u otro proveedor de atención médica que le proporciona tratamiento a usted, para coordinar su tratamiento entre los proveedores o para que nos ayuden en la toma de decisiones de autorización previa relacionadas con sus beneficios.

• Pago: podemos usar y divulgar su PHI para hacer pagos de beneficios por los servicios de atención médica que recibió. Podemos divulgar su PHI a otro plan de salud, a un proveedor de atención médica o a otra entidad sujeta a reglas de privacidad federales para sus fines de pago. Las actividades de pago pueden incluir:

o   Procesamiento de reclamos
o   Determinación de elegibilidad o cobertura para reclamos
o   Emisión de facturación de primas
o   Evaluación de servicios de necesidad médica
o   Realización de una evaluación del uso de reclamos

• Operaciones de atención médica: podemos usar y divulgar su PHI para llevar a cabo nuestras operaciones de atención médica. Estas actividades pueden incluir:

o   Prestación de servicios al cliente
o   Respuesta a reclamaciones y apelaciones
o   Administración de casos y coordinación de la atención
o   Evaluaciones médicas de reclamos y otras evaluaciones de calidad
o   Actividades de mejoramiento

En nuestras operaciones de atención médica, podemos divulgar PHI a socios comerciales. Tendremos acuerdos por escrito para proteger la privacidad de su PHI con estos socios. Podemos divulgar su PHI a otra entidad que esté sujeta a las Reglas federales de privacidad. La entidad también debe tener una relación con usted para sus operaciones de atención médica. Esto incluye lo siguiente:

o   Evaluación de la calidad y actividades de mejoramiento
o   Evaluación de la competencia o las calificaciones de los profesionales de la salud
o   Administración de casos y coordinación de la atención
o   Detección o prevención del fraude y del abuso en la atención médica

• Divulgaciones al patrocinador del plan/plan de salud grupal: podemos divulgar su información de salud protegida a un patrocinador del plan de salud grupal, como un empleador u otra entidad que le ofrezca un programa de atención médica, si el patrocinador está de acuerdo con determinadas restricciones sobre el uso o la divulgación de la información de salud protegida (tal como aceptar no usar la información de salud protegida para tomar medidas o decisiones relacionadas con el empleo). 

• Actividades de recaudación de fondos: podemos usar o divulgar su PHI para actividades de recaudación de fondos como, por ejemplo, recaudar dinero para ayudar a una fundación caritativa u otra organización similar a financiar sus actividades. Si lo contactamos en relación con actividades de recaudación de fondos, le daremos la oportunidad de darse de baja de, o dejar de recibir, este tipo de comunicaciones en el futuro.

• Propósitos de suscripción de seguro: podemos usar o divulgar su PHI para fines de suscripción de seguro, como para realizar una determinación acerca de una solicitud de cobertura o petición. Si usamos o divulgamos su PHI para propósitos de suscripción de seguro, se nos prohíbe usar o divulgar su PHI que constituye información genética en el proceso de suscripción de seguro. 

• Recordatorios de citas/alternativas de tratamiento: podemos utilizar y divulgar su PHI para recordarle sobre una cita de tratamiento y atención médica con nosotros, o para proporcionarle información sobre alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud, tal como información sobre cómo dejar de fumar o perder peso.

• Según lo exija la ley: si las leyes federales, estatales y/o locales exigen el uso o la divulgación de su PHI, podemos utilizar o divulgar su PHI en la medida en que el uso o la divulgación cumpla con dicha ley y se limite a los requisitos de dicha ley. Si dos o más leyes o regulaciones que rigen el mismo uso o divulgación están en conflicto, cumpliremos con las leyes o regulaciones más restrictivas.

• Actividades de salud públicas: podemos divulgar su PHI a una autoridad de salud pública con el propósito de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades.  Podemos divulgar su PHI a la Administración de Alimentos y Medicamentos (Food and Drug Administration, FDA) para asegurar la calidad, seguridad o eficacia de productos o servicios bajo la jurisdicción de la FDA. 

• Víctimas de abuso y negligencia: podemos divulgar su PHI a una autoridad del gobierno local, estatal o federal, incluidos los servicios sociales o una agencia de servicios de protección autorizada por la ley para recibir dichos informes, si tenemos una creencia razonable de que existió abuso, negligencia o violencia doméstica.

• Procedimientos judiciales y administrativos: podemos divulgar su PHI en procedimientos judiciales y administrativos. También podemos divulgarla en respuesta a lo siguiente:

o   Una orden de un tribunal
o   Un tribunal administrativo
o   Una notificación
o   Una citación
o   Una orden de allanamiento
o   Una petición de exhibición de pruebas
o   Una solicitud legal de naturaleza similar

• Cumplimiento de la ley: podemos divulgar su PHI relevante a agentes de la ley cuando se requiera que lo hagamos. Por ejemplo, en respuesta a:

o   Una orden judicial
o   Una orden de allanamiento del tribunal
o   Una notificación
o   Una citación emitida por un funcionario judicial
o   Una notificación del Gran Jurado

También podemos divulgar su PHI relevante para identificar o ubicar a un sospechoso, fugitivo, testigo esencial o persona desaparecida.  

• Médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias: podemos divulgar su PHI a un médico forense o examinador médico. Esto podría ser necesario, por ejemplo, para determinar la causa de muerte. También podemos divulgar su PHI a directores de funerarias, según sea necesario, para que puedan llevar a cabo sus deberes.

• Donación de órganos, ojos y tejido: podemos divulgar su PHI a organizaciones de obtención de órganos. También podemos divulgar su PHI a personas que trabajan en adquisición, banca o trasplante de:

o   Órganos cadavéricos
o   Ojos
o   Tejidos

• Amenazas a la seguridad y salud: podemos usar o divulgar su PHI si creemos, de buena fe, que es necesario el uso o divulgación para prevenir o disminuir una amenaza grave o inminente para la salud o seguridad de una persona o del público.

• Funciones gubernamentales especializadas: si usted forma parte de las Fuerzas Armadas de EE. UU., podemos divulgar su PHI según lo requieran las autoridades de comando militar. También podemos divulgar su PHI:

o   A funcionarios federales autorizados para seguridad nacional
o   A actividades de inteligencia
o   Al Departamento de Estado para determinaciones de idoneidad médica
o   Para servicios de protección del Presidente u otras personas autorizadas

• Compensación de trabajadores: podemos divulgar su PHI para cumplir con las leyes relativas a la compensación de los trabajadores u otros programas similares establecidos por la ley que proporcionan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo sin importar el culpable.

• Situaciones de emergencia: podríamos divulgar su PHI en una situación de emergencia, o si usted está incapacitado o no está presente, a un familiar, amigo personal cercano, agencia de ayuda humanitaria autorizada o cualquier otra persona que usted haya identificado previamente. Usaremos criterio y experiencia profesional para decidir si la divulgación es lo mejor para usted. Si es lo mejor para usted, solo divulgaremos la PHI que sea directamente relevante a la participación de la persona que lo cuida.

• Presos: si usted está preso en una institución correccional o se encuentra bajo la custodia de un funcionario de cumplimiento de la ley, podemos divulgar su PHI a la institución correccional o al funcionario de cumplimiento de la ley, en tanto dicha información sea necesaria para que la institución le proporcione atención médica; para proteger su salud o su seguridad, o la salud o la seguridad de los demás; o para la seguridad y protección de la institución correccional.

• Investigación: en ciertas circunstancias, podemos divulgar su PHI a investigadores cuando su estudio de investigación clínica haya sido aprobado y cuando existan ciertas garantías para asegurar la privacidad y la protección de su PHI. 

Tenemos la obligación de obtener su autorización por escrito para usar o divulgar su PHI, con excepciones limitadas, por las siguientes razones:

Venta de PHI: solicitaremos su autorización por escrito antes de hacer cualquier divulgación que se considere una venta de su PHI, es decir, cuando recibimos una compensación por la divulgación de PHI de esta manera.

Mercadotecnia: solicitaremos su autorización por escrito para utilizar o divulgar su PHI para fines de mercadotecnia con excepciones limitadas, como, por ejemplo, cuando tengamos comunicaciones cara a cara de mercadotecnia con usted o cuando proporcionemos regalos promocionales de valor nominal.

Notas de psicoterapia: solicitaremos su autorización por escrito para utilizar o divulgar cualquiera de sus notas de psicoterapia que pudiéramos tener en nuestros expedientes con excepción limitada, como para ciertas funciones de tratamiento, pago u operaciones de atención médica.

Los siguientes son sus derechos con respecto a su PHI. Si desea usar cualquiera de los siguientes derechos, comuníquese con nosotros usando la información al final de este aviso.

• Derecho a revocar una autorización: usted puede revocar su autorización en cualquier momento. La revocación de su autorización debe hacerse por escrito. La revocación entrará en vigor de inmediato, excepto cuando ya hayamos tomado medidas según la autorización y antes de recibir su revocación por escrito.

• Derecho a solicitar restricciones: usted tiene derecho a solicitar restricciones de uso y divulgación de su PHI en caso de tratamiento, pago u operaciones de atención médica, así como las divulgaciones a personas involucradas en su atención o pago de la atención, como familiares o amigos cercanos. Su solicitud debe indicar las restricciones que solicita y especificar a quiénes se aplica la restricción. No es necesario que estemos de acuerdo con esta solicitud. Si estamos de acuerdo, cumpliremos con su solicitud de restricciones, a menos que la información sea necesaria para suministrarle tratamiento de emergencia. Sin embargo, restringiremos el uso o la divulgación de la PHI para pago u operaciones de atención médica a un plan médico cuando usted haya desembolsado el total por el servicio o artículo.
  
  
• Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: usted tiene derecho a pedirnos que nos comuniquemos con usted acerca de su PHI a través de métodos o en lugares alternativos. Este derecho se aplica únicamente si no comunicar la información en los métodos o lugares alternativos que desea puede ponerlo en peligro. No tiene que explicar el motivo de su solicitud, pero debe indicar que la información puede ponerlo en peligro si no se modifica el método o el lugar de la comunicación. Debemos aceptar su solicitud si es razonable y si indica el medio o lugar alternativo donde se debe comunicar su PHI.

• Derecho a acceder a su PHI y obtener copias de esta: usted tiene derecho, con excepciones limitadas, a leer u obtener copias de la PHI incluida en un registro designado. Puede solicitar que le entreguemos copias en formatos que no sean fotocopias. Utilizaremos el formato que usted solicite, a menos que no podamos hacerlo en la práctica. Debe presentar una solicitud por escrito para obtener acceso a su PHI. Si denegamos su pedido, le presentaremos una explicación por escrito y le indicaremos si se pueden evaluar las razones de la denegación y, de ser así, cómo solicitar dicha evaluación, o si no se puede evaluar la denegación.

• Derecho a modificar su PHI: usted tiene derecho a solicitar que modifiquemos o cambiemos su PHI si cree que contiene información incorrecta. Debe solicitarlo por escrito y debe explicar por qué la información debería modificarse. Podemos rechazar su solicitud por determinadas razones como, por ejemplo, si no fuimos nosotros quienes creamos la información que usted desea modificar y el autor de la PHI puede realizar la modificación. Si rechazamos su solicitud, le daremos una explicación por escrito. Usted puede responder con una declaración de que no está de acuerdo con nuestra decisión, y adjuntaremos su declaración a la PHI que usted solicita que modifiquemos. Si aceptamos su solicitud de modificar la información, haremos los esfuerzos razonables para informar a otros, incluidas las personas que usted nombre, de la modificación y para incluir los cambios en cualquier divulgación futura de esa información.

• Derecho a recibir un recuento de las divulgaciones: usted tiene derecho a recibir una lista de los casos, dentro de los últimos seis años, en los que nosotros o nuestros asociados divulgamos su PHI. Esto no se aplica a divulgaciones para fines de tratamiento, pago, operaciones de atención médica o divulgaciones que usted autorizó y ciertas otras actividades. Si solicita esto más de una vez en un período de 12 meses, podemos cobrarle una tarifa razonable basada en el costo por responder a estas solicitudes adicionales. Le daremos más información sobre nuestras tarifas en el momento de su solicitud.

• Derecho a presentar una reclamación: si considera que sus derechos de privacidad han sido violados o que hemos incumplido nuestras propias prácticas de privacidad, puede presentar una reclamación por escrito o por teléfono usando la información de contacto que se encuentra al final de este aviso.

También puede presentar una reclamación ante la Secretaría de la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos mediante una carta dirigida a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201. También puede llamar al 1-800-368-1019, (TTY: 1-866-788-4989) o visitar https://www.hhs.gov/hipaa/filing-a-complaint.

NO TOMAREMOS NINGUNA ACCIÓN EN SU CONTRA POR PRESENTAR UNA QUEJA.

• Derecho a recibir una copia de este aviso: puede solicitar una copia de nuestro aviso en cualquier momento usando la lista de información de contacto al final del aviso. Si recibe este aviso en nuestro sitio web o por correo electrónico, también tiene derecho a solicitar una copia impresa del aviso.